¿Sabes qué obligaciones legales tiene tu emprendimiento o empresa?

El término “Compliance” se refiere a la acción de cumplir con las leyes, regulaciones, reglamentos y en general con las normas establecidas por cualquier autoridad competente, e incluso por una organización en el ámbito privado.

Hoy en día el cumplimiento normativo ha conllevado a que las Organizaciones se vean en la necesidad de invertir tiempo y esfuerzo en la implementación de mecanismos orientados a la identificación de las obligaciones legales a las que están sometidas, revisando con mayor detalle aquellas que les resulten exigibles por el ejercicio de su objeto social.

El alto grado de regulación y de “especialidades legales” parece ser cada día mucho más complejo, seguramente por el “riesgo” que implica el ejercicio de una actividad comercial. Por esto, hoy encontramos sectores, industrias, productos y áreas de negocio sometidos al cumplimiento de un implacable ordenamiento jurídico.

Bajo este escenario de responsabilidad legal, vemos que industrias como la financiera, médica, farmacéutica, energética, alimenticia, aérea, textil, automovilística, comercio mayorista y minorista, etc., deben cumplir no solo con obligaciones de carácter general, sino que además están sometidas al cumplimiento de otras en el ámbito departamental, distrital y municipal; sin dejar de lado aquellas que les aplican en consideración a la naturaleza de los bienes o servicios que comercializan.

Lo anterior conlleva a que requieran la implementación de programas de cumplimiento orientados a identificar sus obligaciones y establecer procesos de gestión para mitigar los riesgos implícitos a su actividad.

Podemos afirmar que cualquier compañía debe contar con un equipo de trabajo o asesor encargado de implementar las políticas y procedimientos necesarios para el cumplimiento legal, al punto que en organizaciones de gran calado ha tomado fuerza el rol de Oficial de Cumplimiento.

Sin perjuicio de lo anterior, el alto grado de leyes y obligaciones para las industrias, puede estar generando el efecto contrario, potencializando la informalidad empresarial y como consecuencia de ello la laboral.

Al margen de esta discusión, lo cierto es que hoy cualquier emprendedor o empresario debe prevenir la ocurrencia de un incumplimiento legal, ya que esto puede conllevar a una afectación económica o reputacional, e incluso a eventos en los que su responsabilidad como administrador se traslada al ámbito penal.

Teniendo en cuenta lo anterior, e importante recordar algunas de las obligaciones de carácter general cuyo cumplimiento sugiero revisar recurrentemente, procurando la implementación de políticas de gestión para ese mismo fin.

Como Gerente o Administrador: (i) Realizar las Asambleas de accionistas o socios y documentar sus decisiones en actas; (ii) Verificar si la empresa requiere nombrar Revisor Fiscal, tomando en cuenta los activos brutos al 31 de diciembre, si resultan iguales o superiores a 5.000 SMMLV; (iii) Preparar la información del ejercicio anterior y someterla a aprobación de la asamblea de accionistas u órgano social competente de acuerdo a sus estatutos.

Ante entidades de vigilancia y control:  (i) Radicar los estados financieros cuando corresponda; (ii) Identificar e inscribir oportunamente los cambios en eventos de situación de control y de grupo empresarial; (iii) Implementar, gestionar y auditar sus políticas de protección de datos, debiendo inscribirlas y realizar los reportes de ley ante el (RNBD) de la SIC, esto último si se tienen activos totales superiores a 100.000 Unidades de Valor Tributario (UVT); (iv) Actualizar el RUT y el Registro Único de Beneficiarios Finales ante la DIAN; (v) verificar si se encuentra sometida al régimen de precios de transferencia y en caso afirmativo presentar los reportes oportunamente; (vi) Implementar Programas de Transparencia y Ética Empresarial de acuerdo a los criterios de la Circular Externa No. 100-000011 del 9 de agosto de 2021 de la  Superintendencia de Sociedades  y presentar el informe 42 de prácticas empresariales cuando corresponda.

En materia laboral y de seguridad social: (i) Verificar el cumplimiento de cuota de aprendices SENA; (ii) Implementar la jornada máxima de ley con reducción gradual a 42 horas para el 2026; (iii) Verificar si requiere autorización de horas extras ante el Ministerio de Trabajo; (iv) Cumplir con el pago de salarios, dotaciones, prestaciones sociales, aportes a seguridad social en salud y pensiones en consideración al IBC; (vi) Implementar y cumplir las obligaciones del SG-SST, (vii) otorgar y registrar en debida forma vacaciones y el día de la Familia; (viii) inscribir en el SIRE y RUTEC a trabajadores extranjeros y gestionar el visado correspondiente; (ix) implementar y gestionar políticas de desconexión laboral, Teletrabajo (si aplica), de prevención de acoso laboral, de prevención de consumo de alcohol y sustancias psicoactivas, entre otras.

Por último y no menos importante, es necesario que cualquier emprendedor implemente políticas para cumplir sus obligaciones en materia de privacidad, propiedad intelectual y competencia económica, considerando que en estas áreas posee tanto derechos como obligaciones.

Martín García

Socio

PEÑA DELGADO & GARCÍA ABOGADOS

2023-09-28