La reciente emisión de la Circular Externa No. 016 por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) ha definido la posición de esa autoridad frente a la obligación impuesta a los productores y proveedores de bienes y servicios de consultar el “Registro de Números Excluidos” (RNE) administrado por la Comisión de Regulación de Comunicaciones (CRC), siempre que se quiera usar dichos datos para fines comerciales y publicitarios.
En la Circular se concluye que esta consulta es esencial para verificar que la autorización otorgada por los titulares de los datos personales no ha sido revocada. En caso de revocación, se deben abstener de enviar mensajes publicitarios o comerciales a esos consumidores.
Lo anterior supone la necesidad de actualizar las políticas de privacidad y los procesos establecidos para el tratamiento de datos personales al interior de las empresas.
Si bien considero que el criterio adoptado por la SIC no es el más acertado, entre otras cosas porque la Ley 1581 y su decreto reglamentario establecen el procedimiento que debe seguir cualquier Compañía en la adopción de políticas de privacidad, dentro de los que se incluyen la atención de PQR relacionadas con el ejercicio del derecho de revocatoria de la autorización, lo cierto es que mientras esta obligación se mantenga vigente será necesario implementar mecanismos necesarios para asegurar el cumplimiento de la Circular 016, en un entorno digital cada vez más complejo.
Consultas al Registro de Números Excluidos: Un Paso Fundamental
Como se dejó dicho, uno de los aspectos más relevantes de la circular es la obligación de consultar el “Registro de Números Excluidos” (RNE) administrado por la Comisión de Regulación de Comunicaciones (CRC), por lo que ahora las empresas tienen dos opciones:
(i) consultar a diario el (RNE)y verificar casi que en tiempo real el RNE, o
(ii) asumir el riesgo de no hacerlo, o por lo menos realizar ese ejercicio de tiempo en tiempo, procurando obtener la ratificación constante de la autorización para jugar con la posibilidad de documentar probatoriamente una autorización posterior a la revocatoria realizada en el RNE.
Esta medida es esencial pues la omisión de esta consulta puede resultar en el envío de mensajes no deseados a un cliente que se haya registrado en el RNE, con lo que de alguna forma se “afectarían” sus derechos, la confianza del consumidor y se estaría asumiendo el riesgo de ser investigado, con sanciones legales de hasta 2.000 SMLMV.
Actualización de Políticas de Privacidad: Un Compromiso Continuo
Ante estos nuevos lineamientos, es imperativo que las empresas revisen y actualicen sus políticas de privacidad. Este proceso debe documentarse para acreditar el cumplimiento de las obligaciones legales en aplicación del principio de responsabilidad demostrada, con miras a soportar la respuesta a requerimientos de información o procesos sancionatorios ante la SIC.
Conclusión: Hacia una Cultura de Protección de Datos. Adopción del principio de responsabilidad demostrada.
La Circular Externa No. 016 es un recordatorio de que la protección de datos personales no es una tarea estática, sino un compromiso continuo que requiere adaptación y mejora constante. Las empresas deben actuar proactivamente para garantizar el cumplimiento de la ley, mitigando riesgos reputacionales y económicos.
Martin Garcia
Socio
Peña Delgado & Garcia Abogados
