Toda empresa, por pequeña que sea, debería tener una estrategia probatoria defensiva en material laboral.
Al interior de las empresas, es de vital importancia tener una estrategia probatoria en materia laboral, que les permita demostrar, en debida forma, ante las autoridades judiciales o de control, que sí cumplen con sus obligaciones legales.
Esta labor resulta llevadera para las empresas que tienen bien definidos y documentados sus procesos y cuentan el apoyo de software y aplicativos especializados, y un gran reto para aquellas empresas cuyo manejo administrativo es más manual, que son la mayoría en Colombia.
Un primer paso para comenzar a implementar una estrategia probatoria básica, implica responder las siguientes preguntas:
¿Tengo claro qué debo documentar? Esto comienza por entender que no es necesario conservar copia de todas las actuaciones o comunicaciones que se adelanten o intercambien con los trabajadores, lo que además de ser una carga administrativa desgastante, no resulta eficiente.
A cambio, concentrase en los hitos de la relación laboral que pueden derivar en una contingencia, dentro de los cuales encontramos los que denominaremos ordinarios, como contratos, otrosí, entrega de dotación y herramientas de trabajo, cartas de terminación o renuncia, liquidaciones finales, reglamentos, políticas, etc.
Los de salud, como exámenes de ingreso, egreso y periódicos, entrega de elementos de protección laboral, recomendaciones médicas, programas de reubicación laboral, capacitaciones, etc.
Los derivados de un conflicto en la ejecución, como memorandos, llamados de atención, descargos con todos sus anexos, seguimientos por rendimiento, derechos de petición, quejas, etc.
La clave será que la empresa tenga, además del documento o información, evidencia clara de que comunicó, entregó o capacitó al trabajador, según corresponda.
Estos sumado a las constancias de haber cumplido con las obligaciones periódicas o los requerimientos puntuales ante los entes de control, como reportes al SIRE frente a visas de trabajo, al SENA, bolsa pública de empleo, etc.
¿Cómo debo almacenar dicha información? Esto se ha convertido en un reto con las nuevas modalidades de trabajo a distancia, y plantea, entre otras, preguntas sobre la viabilidad o no de grabar reuniones, el acceso a herramientas en la web con la capacidad de modificar archivos en línea, con su correspondiente acceso por roles, información intercambiada en
grupos de chat laborales y monitoreo de los mismos, instrucciones vía correo electrónico, entre otras muchas.
La clave aquí será que el archivo y conservación de la información permita su ubicación de manera rápida cuando sea requerida por el trabajador, una autoridad, o como defensa ante un litigio, lo que implica que la ubicación de un archivo no puede depender del conocimiento de una sola persona dentro de la organización, el almacenamiento dispuesto debe contar con medidas de soporte de back up, y que el contenido del mismo debe ser legible y de fácil acceso.
El segundo paso, muchas veces olvidado, pero que tiene una gran relevancia, es capacitar a las personas encargadas, para que de una parte, conozcan de manera clara cuales son esos documentos e información clave, las razones legales, económicas y reputacionales por las que dichos documentos son importantes, las buenas prácticas en su obtención, manipulación, archivo y conservación, y a quién acudir o cuándo levantar la mano si encuentran algún documento incompleto –sin firmas- mal archivado, ilegible, incompleto, etc.
Esta estrategia básica se puede ir complementando, de acuerdo con las posibilidades de cada empresa, con procesos acordes con los lineamientos de retención documental, flujos de procesos, políticas internas, medidas de seguridad, y auditorías.
Martha Inés Peña Delgado
Socia
PEÑA DELGADO Y GARCIA ABOGADOS
